Инструкция по Отправке Корреспонденции

      Комментарии к записи Инструкция по Отправке Корреспонденции отключены

Уважаемый гость, на данной странице Вам доступен материал по теме: Инструкция по Отправке Корреспонденции. Скачивание возможно на компьютер и телефон через торрент, а также сервер загрузок по ссылке ниже. Рекомендуем также другие статьи из категории «Инструкции».

Инструкция по Отправке Корреспонденции.rar
Закачек 3755
Средняя скорость 1330 Kb/s

Инструкция по Отправке Корреспонденции

1. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.

Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба домовладельцев, то реше­ние должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.

Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие — либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя доку­мента. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого отве­та, если он не указан непосредственно в самом документе.

2.2.1. Все документы, адресованные руководству Общества, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение №1).

2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Делопроизводство от А до Я

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.


Статьи по теме